Teachinghand随着电子邮件的出现，人们已经不太使用纸质信件沟通与交流了。不过，有几种类型的信件依然是重要的，比如说求职信，调查问卷或者调查信，以及给银行经理的投诉信。以下介绍几个书写信件的常用技巧。
- 首先，您需要确定您的信件所需要的正式程度。这个问题主要取决于您和收信人的关系，如果您和收信人打算建立一个职业的工作关系，那么信件的格式和用语必须是正式的。如果您只是给同事或者给陌生的人写信，您也许可以考虑使用着半正式的语言和格式来撰写您的信件。
- 选则您的写信方式，比如手写或者通过电子邮件的方式。正式信件大多是打印或者通过电子邮件的形式发送的。对于半正式的信件来说，您也许可以考虑事先给收信人打个电话，请对方告诉您他们认为最好的通信方式。如果您无法确定的使用那种方式，那么也许您可以准备一下手写的信件。对于非正式的信件来说，您可以自由的选择任何的写信方式。
- 写信的时候要切题，但同时也要将所有的重要信息包括到信件里。有的编辑也许会发现某些信件中三分之一的单词都是多余的。清除多余的单词和句子非常重要，这可以避免不必要的重复。写信最重要的目的是让收信人了解您所想传达的信息，然后采取相应的回应。为了让收信人注意最重要的信息，您必须强调它们。
- 清楚明了的表达您所要传达的信息。撰写信件的时候，您需要清楚地阐明这封信件的和写作目的，使收信者简单明了地了解信件的主要内容。牢记，收信者需要了解您在信件中表达的意思，为了让守信者能够清晰的了解您所要表达的信息，千万不要复杂化自己的信件。
- 组织信息的时候得讲究逻辑。对每个有关的信息组写一下单独的段落。在长信中，写信息的部分和小标题。
- 用语要礼貌，想象一下您自己就是收信者，您会怎样能开始和自己的对话。礼貌用语在信件中使非常有必要的，即使写投诉信的时候，您也应该注意礼貌用语。
- 不要在信中妄下结论，多使用一些建议性的或者征求意见的语言，尤其是在探讨关于一个在筹划阶段的项目时，过多的肯定会给人留下不谨慎、自大的印象。
- 多用积极语气。像“不要”, “不是”等否定词最好要尽量避免。比如，比起“我们这个星期不能解决这个问题”来，反而用“我们下星期才解决这个问题”更让人容易接受。
- 写信的时候，应该将信件的内容具体化。写信的时候，最好是不要写太长的信件，一页是最合适的长度。如果您需要写更长的信件, 那么换一张新的信纸，不要将信纸翻面继续写。
- 用主动语态。为了写好信件，您可以经常用主动语态。吧被动语态换成主动语态会使信件读起来更加舒服。比如说比起“订单将被发送给您”来说，“我将把订单发送给你”会更好。
- 不要用缩写的日期。比如说，用十一月十九号，二零零四，比 11/09/04更好。
- 尽量避免错误。信件中的错误会让您的读者给您留下不好的印象。错误越多，它们就越会另您的读信人分心。您在写完一封信件后，最好再把校对一至两遍，查看句子和语法是否通顺整齐，结构或者标点是否有错误。写完信件以后，应该再把用心的读一读，不要给收信人留下马虎的印象，带来不好的影响。
不管您选择以怎样的方式发送您的信件，电子邮件或者纸质信件，最重要的是您如何来撰写您的写信件。写信的技巧和基本的知识，在学习中，商业活动中，以及在个人的关系中和都被普遍的运用者。为了写出更好的，更规范的信件，让您的收信人清晰的了解您的意思，您可以参照以上的技巧来写信。