书写信件的常用技巧

随着电子邮件的出现,人们已经不太使用纸质信件沟通与交流了。不过,有几种类型的信件依然是重要的,比如说求职信,调查问卷或者调查信,以及给银行经理的投诉信。以下介绍几个书写信件的常用技巧。

  • 首先,您需要确定您的信件所需要的正式程度。这个问题主要取决于您和收信人的关系,如果您和收信人打算建立一个职业的工作关系,那么信件的格式和用语必须是正式的。如果您只是给同事或者给陌生的人写信,您也许可以考虑使用着半正式的语言和格式来撰写您的信件。
  • 选则您的写信方式,比如手写或者通过电子邮件的方式。正式信件大多是打印或者通过电子邮件的形式发送的。对于半正式的信件来说,您也许可以考虑事先给收信人打个电话,请对方告诉您他们认为最好的通信方式。如果您无法确定的使用那种方式,那么也许您可以准备一下手写的信件。对于非正式的信件来说,您可以自由的选择任何的写信方式。
  • 写信的时候要切题,但同时也要将所有的重要信息包括到信件里。有的编辑也许会发现某些信件中三分之一的单词都是多余的。清除多余的单词和句子非常重要,这可以避免不必要的重复。写信最重要的目的是让收信人了解您所想传达的信息,然后采取相应的回应。为了让收信人注意最重要的信息,您必须强调它们。
  • 清楚明了的表达您所要传达的信息。撰写信件的时候,您需要清楚地阐明这封信件的和写作目的,使收信者简单明了地了解信件的主要内容。牢记,收信者需要了解您在信件中表达的意思,为了让守信者能够清晰的了解您所要表达的信息,千万不要复杂化自己的信件。
  • 组织信息的时候得讲究逻辑。对每个有关的信息组写一下单独的段落。在长信中,写信息的部分和小标题。
  • 用语要礼貌,想象一下您自己就是收信者,您会怎样能开始和自己的对话。礼貌用语在信件中使非常有必要的,即使写投诉信的时候,您也应该注意礼貌用语。
  • 不要在信中妄下结论,多使用一些建议性的或者征求意见的语言,尤其是在探讨关于一个在筹划阶段的项目时,过多的肯定会给人留下不谨慎、自大的印象。
  • 多用积极语气。像“不要”, “不是”等否定词最好要尽量避免。比如,比起“我们这个星期不能解决这个问题”来,反而用“我们下星期才解决这个问题”更让人容易接受。
  • 写信的时候,应该将信件的内容具体化。写信的时候,最好是不要写太长的信件,一页是最合适的长度。如果您需要写更长的信件, 那么换一张新的信纸,不要将信纸翻面继续写。
  • 用主动语态。为了写好信件,您可以经常用主动语态。吧被动语态换成主动语态会使信件读起来更加舒服。比如说比起“订单将被发送给您”来说,“我将把订单发送给你”会更好。
  • 不要用缩写的日期。比如说,用十一月十九号,二零零四,比 11/09/04更好。
  • 尽量避免错误。信件中的错误会让您的读者给您留下不好的印象。错误越多,它们就越会另您的读信人分心。您在写完一封信件后,最好再把校对一至两遍,查看句子和语法是否通顺整齐,结构或者标点是否有错误。写完信件以后,应该再把用心的读一读,不要给收信人留下马虎的印象,带来不好的影响。

不管您选择以怎样的方式发送您的信件,电子邮件或者纸质信件,最重要的是您如何来撰写您的写信件。写信的技巧和基本的知识,在学习中,商业活动中,以及在个人的关系中和都被普遍的运用者。为了写出更好的,更规范的信件,让您的收信人清晰的了解您的意思,您可以参照以上的技巧来写信。