Teachinghand调整信是给客户和合作伙伴发送的的常规商业信件之一，通常是当收到客户的投诉信后发送的，由社团的经理或者商业代表写的。它也被称为投诉答复信，要求调整信，客户投诉的答复，答复的信投诉，投诉处理等等。调整信件处理各种投诉和索赔，像欠佳的服务，缺陷的产品，未传递的产品，未收到的工资，迟到的货物，等等。调整信也作为确认信件详细的内容的商业信件，而且是有效的解释双方之间的问题局势的决议的法律文件和商业信件。
最重要的是，如果一个公司给客户寄送调整信，这并不意味着他的索赔或投诉将被接受。它的作用只是告知寄件人，他们的投诉信或索赔被收到了。
写调整信的注意事项:
- 及时地发送投诉回复。
- 积极的和开朗的语气
- 承认问题并真诚地接受客户的意见和建议
- 关注相应事实，不感情用事。
- 强调即将采取的纠正措施。
- 尊重客户，即使当他们的语言不得得当
写调整信要注意避免：
- 使用辱骂和侮辱性的语言
- 对客户的索赔表现出怀疑态度
- 推卸责任给他人，部门或公司政策
- 与客户争论或反驳他们。
指南 – 如何写调整信
- 在信件中的开始一定要注意使用积极的语言，表示很高兴收到客户的投诉，或者为客户的困扰而致歉，或者其他；
- 参考一下客户的索赔或原投诉信并作出力所能及的解释。在索赔无效的情况下，不要马上通知他们你们拒绝了索赔，首先解释一下拒绝的原因；
- 使客户认识到我们理解他们的投诉；
- 解释导致这种情况的原因，提供一个符合事实的解释，令客户感受到公平地对待；
- 陈述一下关于相关投诉的决定；如果客户的投诉是正确的，承认一下这一事实，并给予一个真诚的道歉，声明一下将采取哪些纠正措施。如果拒绝投诉，恭敬地说明拒绝的理由；如果可以，提供一下一些替代或部分补偿的解决方案，或者给出一些友好的建议，永远不要承诺做不到的事或违反公司政策的解决方案；
- 礼貌恭敬地结束自己的信件，表示希望客户继续关注我们；
- 检查拼写，语法，句子和结构，要特别注意语言的清晰度和段落的分隔，避免任何混淆。
在撰写调整信时，首先要注意语言的规范和礼貌，其次保证条理分明，把该讲的话讲清楚。一定要让客户感觉到尊重，感觉到自己的投诉被重视。最后就是保证语言准确没有错误，这样一来这封调整信一定会让客户感受到我们的诚意和对他们的尊重，从而对我们保持一个良好的印象。