保持良好的商业环境以及与合伙人的良好关系是很重要的,所有写确认信也被赋予了相当的重要性。确认信是一个正式信件的种类,在这种信件中通常寄信人会确认对方的帮助,并且感谢他所付出时间、信任、金钱或者努力等。确认信可以帮助保持维护合作伙伴之间的良好关系,也被用于确认收到对方发送过来的信息、物品等,通常可以通过提供文件的印本或付款收据来进行确认。
除此之外,确认信是感谢信的一种。它们的目的是确认对方做的贡献或者寄送的礼物。不同的是,确认信不针对短期行为,而且主要针对长远的行动,像亲戚或朋友间的支持。
写确认信时的注意事项:
- 确认信最好是简短的和中肯的;
- 对方的工作做好后,最好不要马上发送确认信,也不要拖得太久,两天左右比较合适;
- 要真成;尝试真正地写一封有感情的信, 让收信人感觉到我们不只是在完成手续;
- 给一个具体的收信人写信;确保我们的信是给具体的个人发送的,而不是给社团或公司;
- 语言要有礼貌;用积极口吻来写信,并且在信件中保持礼貌尊敬的语气;
- 使用信笺;正式确认信的最好使用信笺;
写确认信时应该避免:
- 不要提及任何负面的事实,专注于感激和赞赏;
- 避免过度赞美或废话连篇,言不由衷的时候,人们通常能够感觉到;
- 不要常用被动语态。
指南 – 如何写确认信
- 创建一个大纲;写确认信的以前,想想自己想要写些什么,对主要内容进行罗列;把自己当成收信人,并且确保信中提供的信息是合适的和充足;
- 写一个草稿;写草稿的目的是组织自己的信件的内容,并且保证自己的思想是有逻辑的、清楚的;为了感受自己在信件中的语气,可以高声地把它朗读一遍;
- 在信中把自己介绍一下,并且讲明写信的目的;
- 简要地概括建议或者意见,不要重复全部的故事;
- 提供相关的,具体的细节,明确写信的目的;如感谢收信人对要求的信息或东西的及时提供以及回应,感谢与支持,确认服务或者产品的到达;按照日期列出接收到的每个项目;
- 真诚地感谢收信人的工作和支持;
- 用有礼貌的短语完成自己的信件,像“谢谢”,敬上“等等;
- 发送信件前仔细校对,检查它的写法,语法和结构等,确保信件的书写没有任何错误。
确认信在商务和非正式的交际中时经常使用的,这种信件表现我们的对他人服务和帮助的确认和感谢,并且表明我们希望想继续长远的关系。