Teachinghand商务便函或备忘录是公司内部的主要沟通方法。然而，商务便函也可以成为两个参与者或两家公司之间的外部沟通方式。比方说，便函用于向内部或广大观众宣布主要信息或者进行中任务。
电子商务备忘录是简单化的沟通方式，但一定要知道怎么从头到尾写出良好的商务便函。
写作提示
- 编写商务便函的标题行。标头包含关于发送人、收件人、日期和题目的信息。标题中需要提到便函收件人的名字、发送人的名字、发送日期以及便函的主题。一定要注意精心选择便函的主题，因为主题描写整个便函的目的。
- 在摘要中描写便函的主要问题。从开头用详细的言语，直话直说地咨询，请对方提供您要得到的信息。您需要解释便函的主题、您的问题、建议、结果是什么，或者还可以提供进度报告。主题说明是读者最关注一部分。因此，一定要这一部分一定要有逻辑性，这样读者会容易理解便函的意思并且不会有误解。
- 说明与问题有关的提示和解决方法。如果您对解决问题有意见，您可以在第三段中提出您的观点。如果写便函的目的是通知对方不好的消息，那么在这段落中需要提到问题的积极的一面。
- 结尾段落总结整个便函并向读者提供解决问题的方式和完成任务最后期限。这一部分包含您的建议、推荐以及您希望读者采取的措施。别忘记提到关于反馈的信息！ 这一部分一般比较短。如果需要，请告诉读者如果他/她以正确的方式完成上述事项这会带来某些好处。别忘记给读者一些提示，这样能更容易完成任务。
- 检查语法、拼写已经其他错误。发送商务便函之前确认一下所有信息符合公司的政策。
写商务便函的6个步骤
- 标头部分。
- 目标陈述和信息概述。
- 问题描述。
- 解决方式和措施。
- 建议和摘要。
- 与随后通讯有关的信息、联系方式。附函附件。
必须避免的错误
- 不要浪费时间和便函中的空间，避免写不适当的信息，直入主题。
- 别忘记便函中加上您的签名。
- 不要害怕，您完全可以让您的便函变得更个人化一点。这样信会显得更自然并得到人家的认可。
- 语言不要太冗长。尽量避免太过复杂的词语，不过您要在正式文体框架内选择词汇。
- 避免意思不清的词。没有人喜欢去理解字里行间之意，所以尽量写得清楚、写得诚实。
- 避免多余礼貌。尽量不要同太多陈腐的话和固定的正式风格词语，这一般对读者来说看起来很不真心。
- 同样不要高估陈腐词语的影响力。
- 别忽略开头段和结尾段落，这是商务便函不可缺少的两部分。
- 当您要请别人完成某个任务时不要提出太多没有答案的问题。便函应该简短、有目的性。如果便函看起来太复杂，收件人不会仔细得看整个文件。
总的来说，便函被认为有效的治理工具。您不要忘记一定要用准确文体写商务便函。如果您的便函包含太多信息，把剩余的信息写在附件里。便函本身应该包括明确的标题、有编号的目的以及其他重要信息。