Teachinghand商业书信是一种强有力的交流工具，能帮我们传达重要的信息。商业书信经常用于人与人或者公司与公司之间的交流。比如，您需要给客户提案、具体的信息、作出安排、索取编目、申请工作或者感谢对方提供的服务。
有几个种类的商业书信:
- 销售信。写商业书信的主要内容是行动呼吁, 要让顾客买产品或者用服务。
- 订货信。这种书信是发给生产商、批发地或者零售商的。
- 申诉信。这是以得体的、专业的方式写的表达对某种行为不满的 一封信。
- 调整信函。一般收到索赔要求或者投诉之后需要写这种书信。
- 询盘信。一般用于咨询对方一些信息。
- 跟进信。开始通信以后发的书信。
- 推荐信。一般是被前雇主或者老师写的书信，内容描写他/她对求职者的评价。
- 确认信。一般用于通知对方您收到了之前发的书信。
- 附信。一般是报告书、包裹或者其他产片的附加的文件。
- 辞职信。一般是员工要辞职的时候给经理发的书信。
商业书信写作提示
- 选择书信的格式。商业书信最普遍的格式是程序段格式，内容是左对齐的，应用单行间距，段落之间应用双倍行距。
- 首先要致意。用对方的名字和职称。如果对方是您认识的人，开头称呼语中可以用人的名字 （比如说，亲爱的迈克尔）。如果您不知道对方的性别可以用无性别的称呼语（比如说职称）。另一个可以接受的方式是用全名（比如说Dear Chris Brown 亲爱的克里斯·布朗）。
- 说明书信的主题和目标。每种商业书信的类型有特定常用语。目的可能是询问、要求、投诉等。
- 使用专业的语气。保持中立，避免冲突，尽量用礼貌的用语。
- 保持内容简短，紧扣主题。句子结构应该否简单易懂，每句话只能包含一个思想。要写收件人易于阅读的书信。
- 有条理地组织您的思想，句子和段落之间使用过渡语。商业书信的语言讲究清楚而简洁。要让收件人收到书信的时候第一次看就理解书信的内容。
- 使用动词短形（比如说，要“don’t”，而不是“do not”）。
- 为了收件人做书信的副本。这会帮您以后找到前一封信的内容。
- 校对您的信，检查语法和拼写错误。检查您的词汇选择，确认标点符号没有问题。不要太多缩略词。
写商业书信时必须避免的错误
- 摆脱标准的商务信函格式。您一定要确认您用的是标准的商务信函格式，包括日期、收件人的邮件地址和您的地址。
- 语法和标点错误。对方会认为您是马马虎虎的人，不能写专业的商业书信。因此，发送之前一定要校对整个文件。
- 不清楚的或者冗长的句子。清楚而简明地写出您的书信，您要写易于读懂和理解的文件。
- 不恰当的语气。针对不同的对方得用不同的语气和写法。如果您选择写法时犯错误，您会被看成没礼貌的人并得到您想到的结果的可能性会低多了。
- 标准用语错误。有一些商务写作上常用语，如果您用错的话，您会像生手，显得不专业。比如，写“Dear Miss,” “Dear Mrs,” “Dear Lady”或更糟糕的“Dear Madame.”
- 不要使用陈腐语。这种用语看起来不灵巧、不真诚。
目前商务书信仍然很受欢迎因为这是产生式永久的记录，正式的联系方式，商务书信帮人们传达考虑周到的、有说服力的消息。为了写有效果的、专业的商务书信，您可以用本文章中的建议。