Teachinghand商务写作风格与个人风格或者学术风格不同。写商业文件的目的不是炫耀您的词汇量或者创造性写作。反而，您的商务写作应该简明扼要、条理清楚，要让读者理解您的意思，不要让人浪费时间读又长又复杂的句子。
商务写作风格的建议
- 一定要自信。发挥您的专业水平。但是要记住，如果您过度自信的话，您会显得太骄傲。
- 开始写之前进行研究，写大纲。这样的话您会写出更强有力、有说服力的写作。
- 使用易于理解的短句和简介的篇幅。不要迷惑读者，读超过25多个字的句子是浪费时间。
- 使用简单的句子结构。写的时候选择适合的难度。
- 每一个观点都要单独写在不同的段落中。即使您观点介绍只有一句话，还是得单独写这句话。
- 使用会话风格。以友好、直接方式转达您的信息。
- 英文商务写作中使用缩略形式，比如说it’s, here’s, you’re, doesn’t, I’m, we’ll, we’re, they’re, isn’t, that’s，这样您的写作会更自然一些。不过，不要过度使用缩略形式。
- 英文商务写作中使用主动语态，少用点儿被动语态。良好的写作中必须用精确的、强式主动语态动词。
- 如果您代表某个公司，需要从公司的角度来提供观点。
- 您的写作应该更加明确。您要确认读者会正确地理解您写的每一句话。
- 使用强式动词（比如说把名字换成动词，”analysis” 改错 “analyze”）。
- 避免限定词，指的是使您观点衰弱的词，表示怀疑的词或者短语（比如说may be, might be, probably等）。
- 选择恰当的字体和和字的大小，考虑到您读者的需要。
- 提出建议的时候，用命令式语气。让您的信息更强有力、有说服力。
- 为了使您的写作简单化、系统化可以用列表。
- 避免人称代名词和个人化的问题，比如说“you”、“he”等。
- 写的时候考虑到读者的需要和利益。这样您会准备水平高的文件。
- 保持乐观的态度、尊重对方，千万不能用否定的或者居高临下的语气。即使您要表达的是对某种行为或者错误的不满，总是得尽量以积极的方式描写问题。
- 避免流行词、技术性木语和官话。删除会迷惑读者的词。
- 用简明英语保持简单的写作。如果可以的话，请把长的句子换成两三词的句子。尽量删除不需要的词，这样才可以简要地交流。
- 写完之后把完成的写作校对几次。检查语法和词汇用法错误。确认您的写作有又逻辑又简单。
- 写商务写作的主要目的是表达您的观点、展示思想。因此，您得用简明英语，迅速表达您的意见并且让读者理解。下面有人们常用词列表，我们建议您把这些词改错更短的、更简单的词汇。
英文商务写作中需要避免的常用词
| 避免 | 使用 | 中文 |
|---|---|---|
| facilitate | help | 帮助 |
| impact on | affect | 影响 |
| commence | begin | 开始 |
| advise | say / tell | 说 |
| cognizant of | know | 知道 |
| per diem | per day | 每日、日均 |
| permit | let | 让、允许 |
| remunerate | pay | 支付 |
| subsequent to | after | 之后 |
| utilize | use | 使用 |
| at this time | now | 现在 |
| do an analysis of | analyze | 分析 |
| in-depth study | study | 研究 |
| make a recommendation | recommend | 推荐 |
| it is necessary that | must, should | 应该 |
| with the exception | except | 除了 |
商务信函所有类型要求您做出很多决定，尤其是如果您编写长的文件，比如说说明书、报告或者建议书。一定要记得，您用恰当商务风格的时候同时展示自己的专业水平。