英文商务写作风格

商务写作风格与个人风格或者学术风格不同。写商业文件的目的不是炫耀您的词汇量或者创造性写作。反而,您的商务写作应该简明扼要、条理清楚,要让读者理解您的意思,不要让人浪费时间读又长又复杂的句子。

商务写作风格的建议

  • 一定要自信。发挥您的专业水平。但是要记住,如果您过度自信的话,您会显得太骄傲。
  • 开始写之前进行研究,写大纲。这样的话您会写出更强有力、有说服力的写作。
  • 使用易于理解的短句和简介的篇幅。不要迷惑读者,读超过25多个字的句子是浪费时间。
  • 使用简单的句子结构。写的时候选择适合的难度。
  • 每一个观点都要单独写在不同的段落中。即使您观点介绍只有一句话,还是得单独写这句话。
  • 使用会话风格。以友好、直接方式转达您的信息。
  • 英文商务写作中使用缩略形式,比如说it’s, here’s, you’re, doesn’t, I’m, we’ll, we’re, they’re, isn’t, that’s,这样您的写作会更自然一些。不过,不要过度使用缩略形式。
  • 英文商务写作中使用主动语态,少用点儿被动语态。良好的写作中必须用精确的、强式主动语态动词。
  • 如果您代表某个公司,需要从公司的角度来提供观点。
  • 您的写作应该更加明确。您要确认读者会正确地理解您写的每一句话。
  • 使用强式动词(比如说把名字换成动词,”analysis” 改错 “analyze”)。
  • 避免限定词,指的是使您观点衰弱的词,表示怀疑的词或者短语(比如说may be, might be, probably等)。
  • 选择恰当的字体和和字的大小,考虑到您读者的需要。
  • 提出建议的时候,用命令式语气。让您的信息更强有力、有说服力。
  • 为了使您的写作简单化、系统化可以用列表。
  • 避免人称代名词和个人化的问题,比如说“you”、“he”等。
  • 写的时候考虑到读者的需要和利益。这样您会准备水平高的文件。
  • 保持乐观的态度、尊重对方,千万不能用否定的或者居高临下的语气。即使您要表达的是对某种行为或者错误的不满,总是得尽量以积极的方式描写问题。
  • 避免流行词、技术性木语和官话。删除会迷惑读者的词。
  • 用简明英语保持简单的写作。如果可以的话,请把长的句子换成两三词的句子。尽量删除不需要的词,这样才可以简要地交流。
  • 写完之后把完成的写作校对几次。检查语法和词汇用法错误。确认您的写作有又逻辑又简单。
  • 写商务写作的主要目的是表达您的观点、展示思想。因此,您得用简明英语,迅速表达您的意见并且让读者理解。下面有人们常用词列表,我们建议您把这些词改错更短的、更简单的词汇。

英文商务写作中需要避免的常用词

避免 使用 中文
facilitate help 帮助
impact on affect 影响
commence begin 开始
advise say / tell
cognizant of know 知道
per diem per day 每日、日均
permit let 让、允许
remunerate pay 支付
subsequent to after 之后
utilize use 使用
at this time now 现在
do an analysis of analyze 分析
in-depth study study 研究
make a recommendation recommend 推荐
it is necessary that must, should 应该
with the exception except 除了

商务信函所有类型要求您做出很多决定,尤其是如果您编写长的文件,比如说说明书、报告或者建议书。一定要记得,您用恰当商务风格的时候同时展示自己的专业水平。